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Le cahier des charges, cet outil très utile qui nous sauve la vie lors d’un contrat d’entretien. Il a une fonction définie et suit des objectifs précis.

Quel est son rôle ?

Il permet de lister avec précisions les attentes et les exigences du client, ou tout simplement de celui qui dirige le service. C’est tout simplement un document, qui peut être papier ou numérique pour le mettre à jour plus facilement, qui peut contenir différents types d’éléments qui expliquent très clairement ce qu’on exige du projet.

Mais attention ! Ce n’est pas seulement lister les différentes étapes et fonctionnalités du projet, mais il explique et détermine aussi le contexte, donc les conditions de ce dernier pour le réaliser, comme le fait de devoir respecter impérativement les normes, expliciter les contraintes techniques existantes ou qui peuvent arriver. Il peut également préciser et définir l’objectif, répartir les charges et missions de chaque intervenant etc. Son rôle est essentiel, c’est le lien qui assure la compréhension entre les membres avant, pendant et après la prestation. 

Au final, le cahier des charges synthétise les informations nécessaires au commencement de la prestation ou d’un projet, pour que tout soit compris par l’ensemble des individus participant.

Quel est son intérêt ?

Chaque entreprise l’utilise à sa façon. Mais il existe l’utilisation interne et externe, globalement, concernant ce cahier.

• L’utilisation externe permet de l’utiliser comme support organisationnel, de travail ou d’échange entre une entreprise et ses partenaires comme les prestataires, les artisans, autres employés ou fournisseurs. Son existence peut être sujet de discussion en cas d’imprécision ou d’erreurs.

Il est important d‘y faire intention, car quand il est contractuel, il peut parler de sujets importants comme la sécurité (des personnes, des biens, assurances etc…) ; les conditions de réalisation de projet (mise en place du chantier, les horaires, le respect des règles) ; les prix et conditions de paiement ; le planning pour la réalisation ; répartition des missions et les critères à respecter comme les matériaux à utiliser et les conditions d’exécutions.

• L’utilisation interne du cahier des charges peut être contraignante, mais reste utile car elle impose de clarifier le projet et permet de communiquer au sein de l’entreprise. De plus, l’implication de certains services/personnes permet d’intégrer des aspects qui peuvent être oubliés, et donc d’exprimer pour certains de nouvelles attentes ou d’intégrer des idées innovantes. 

Donc, le cahier des charges permet de clarifier le projet et impliquer un certain nombre de personne. C’est aussi un bon outil de management. Il est très important de choisir pour l’entretien de ses locaux une société d’entretien mettant en place un cahier des charges pour chaque entretien.

Nos conseils pour l’élaboration d’un cahier des charges pertinent !

Posez-vous des questions « à quoi sert le projet ? Que fait la concurrence ? Quel peut être le résultat final ? » etc. Etablissez vos contraintes comme le budget, le planning, la juridiction. Consultez l’ensemble des personnes concernées, si vous voulez le faire en interne ou en externe. Décrivez ce qui sera proposé directement au client, le produit/service, fonctionnalité, services associés… Demandez une relecture et une validation pour avoir des avis extérieurs, et également pour éviter les oublis ou erreurs. Une fois tout cela fait, planifiez les interventions de chacun afin d’être synchronisés et faites un suivi du cahier des charges, que ce soit en interne ou sous en externe.

N’oubliez pas qu’un cahier des charges demande du travail et de l’investissement !